Company profile memiliki peran penting dalam “mengiklankan” perusahaan Anda ke khalayak, baik konsumen potensial maupun calon investor yang tertarik untuk berinvestasi. Jika diibaratkan sebagai seseorang yang ingin bergabung ke dalam sebuah kelompok baru, company profile adalah cara orang tersebut memperkenalkan diri.
Tentu saja, tone of voice yang digunakan dalam company profile akan sangat menentukan citra perusahaan di mata audiensnya. Kembali ke analogi sebelumnya, tone of voice mengacu pada apakah seseorang akan menyapa, “Halo semuanya, apa kabar?” dengan gaya casual dan santai, atau “Selamat pagi, Bapak dan Ibu sekalian” yang formal dan sopan. Nada bicara tersebut akan membantu membentuk persepsi kepribadian perusahaan .
Mengapa Tone of Voice Penting bagi Company Profile Anda?
Sumber: freepik.com
Penggunaan tone of voice yang tepat memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Dengan tone of voice yang sesuai dengan target audiens perusahaan, Anda dapat membangun kepercayaan dan rasa aman mereka. .
Selain itu, tone of voice yang konsisten dalam company profile akan membangun ciri khas perusahaan sehingga memberikan sebuah keunggulan di tengah iklim bisnis yang semakin kompetitif. Di dunia usaha yang penuh persaingan , company profile dengan tone of voice yang menarik akan lebih mudah memikat perhatian konsumen maupun investor.
Pemilihan tone of voice yang tepat untuk company profile juga membantu perusahaan menjangkau target audiens. Penggunaan bahasa yang santai dan casual akan menarik perhatian kalangan muda terutama Gen Z, sedangkan bahasa yang formal akan lebih efektif untuk menarik perhatian audiens dari sektor korporasi.
Menentukan Tone of Voice yang Tepat bagi Perusahaan Anda
Sumber: freepik.com
Dalam memilih dan menentukan tone of voice yang tepat bagi company profile, Anda dapat melakukan beberapa langkah berikut ini.
- Identifikasi Nilai Inti
Perusahaan harus dapat mengidentifikasi prinsip utama dalam kegiatan usahanya untuk menentukan cara membangun citra melalui tone of voice dalam company profile. Contohnya, sebuah firma hukum yang memiliki nilai inti (core value) “keadilan dan integritas” menggunakan tone of voice yang berwibawa agar citra tersebut terbentuk di benak audiensnya.
- Mengenali Target Audiens
Perusahaan yang ingin membuat company profile yang baik perlu mengetahui kepada siapa profile tersebut ditujukan agar dapat memilih tone of voice yang tepat. Hindari membuat company profile yang terlalu formal dan kaku jika perusahaan Anda ingin menjangkau audiens dari kalangan muda. Sebaliknya, jika perusahaan Anda menargetkan audiens korporat, jangan menggunakan bahasa yang terlalu santai atau gaul.
- Menggunakan spektrum karakter
Menurut Nielsen Norman Group, yang dikutip oleh Kate Moran, dalam menentukan tone of voice untuk company profile, sebuah perusahaan perlu mempertimbangkan empat dimensi tone of voice yang menggambarkan spektrum karakter komunikasi. Keempat dimensi tersebut adalah funny vs serious (lucu vs serius), formal vs casual (formal vs kasual), respectful vs irreverent (hormat vs berani), dan enthusiastic vs matter-of-fact (antusias vs lugas).
Dimensi funny vs serious merujuk pada spektrum tone of voice yang mencakup penggunaan humor, gaya bicara ringan, dan permainan kata bagi perusahaan yang ingin membentuk citra ramah dan santai. Hal ini berlawanan dengan penggunaan bahasa yang lugas, gaya penyampaian yang profesional, serta fokus pada informasi bagi perusahaan yang ingin membangun citra yang serius dan menekankan aspek-aspek krusial, seperti dalam sektor perbankan atau medis.
Sementara itu, dimensi formal vs casual berkaitan dengan penggunaan tata bahasa yang baku, penggunaan kata ganti orang ketiga, serta penghindaran bahasa gaul atau singkatan yang menimbulkan kesan formal dan otoritatif. Sebaliknya, gaya yang lebih kasual menggunakan struktur bahasa yang menyerupai percakapan sehari-hari, memanfaatkan kata ganti orang pertama (kami/saya) dan kedua (Anda/kamu), serta pilihan kata yang lebih santai sehingga menciptakan kesan bersahabat dan mudah diajak berinteraksi.
Dimensi respectful vs irreverent mengacu pada penggunaan bahasa yang sangat menjaga etika, sopan, dan berhati-hati agar tidak menyinggung pihak mana pun. Di sisi lain, gaya yang lebih irreverent cenderung berani keluar dari pakem, terkadang menggunakan sarkasme, atau bahkan menantang status quo, seperti yang dilakukan oleh Oatly.
Dimensi terakhir, enthusiastic vs matter-of-fact, merujuk pada perbedaan antara gaya bahasa yang sangat bersemangat, penuh energi, dan sering menggunakan kata sifat ekspresif—sehingga memberikan kesan bahwa sebuah merek sangat peduli dan “hidup”—dengan gaya bahasa yang lebih objektif, netral, dan berfokus pada fakta tanpa tambahan emosi berlebihan. Pendekatan yang lebih lugas ini umumnya efektif digunakan dalam panduan teknis atau penyampaian berita.
Nielsen Norman Group menyarankan agar Anda dan perusahaan Anda memberikan skor antara 1-10 untuk setiap dimensi untuk menentukan posisi perusahaan. Umumnya, jarang ada perusahaan yang berada pada titik ekstrem di satu spektrum saja; rata-rata berada di tengah atau sedikit condong ke salah satu spektrum. Sebagai contoh, sebuah bank biasanya memiliki tone of voice yang cenderung serius, formal, hormat, dan matter-of-fact.
Contoh Implementasi Tone of Voice dalam Kalimat Company Profile
Berikut ini adalah contoh penerapan tone of voice yang sesuai dengan karakter perusahaan dalam penulisan kalimat dalam company profile:
| Karakter Brand | Contoh Kalimat dalam Company Profile |
| Formal & Profesional | “Kami berkomitmen untuk menyediakan solusi inovatif yang mengoptimalkan efisiensi operasional perusahaan Anda.” |
| Friendly & Energik | “Kami hadir untuk membantu tim Anda bekerja lebih cepat dan seru dengan teknologi terbaru.” |
| Minimalis & Mewah | “Eksklusivitas dalam setiap detail. Karena kualitas tidak butuh banyak bicara.” |
Membuat Panduan Gaya (Style Guide) untuk Tone of Voice Company Profile Anda
Jika perusahaan sudah menentukan tone of voice yang akan dipakai dalam company profile, segera susun panduan gaya (style guide) sebagai acuan dalam pembuatan company profile di kemudian hari. Panduan ini menjelaskan spektrum tone of voice yang digunakan perusahaan, nilai inti, serta target audiens Anda. Selain itu, panduan ini dilengkapi dengan daftar do’s & don’ts yang berisi daftar istilah dan tata bahasa yang sebaiknya digunakan maupun dihindari dalam penyusunan company profile mendatang.
Wordsmith Group sebagai Mitra Penulis Company Profile Anda
Penggunaan tone of voice merupakan elemen penting dalam pembuatan company profile karena membantu perusahaan membangun citra di mata audiens, baik konsumen maupun investor. Tone of voice yang tepat akan mencerminkan karakter keseluruhan dari perusahaan, sehingga menjadi panduan bagi audiens untuk mengenali kepribadian dan komitmen dari kegiatan usahanya. Selain itu, perusahaan juga sepatutnya menyelaraskan tone of voice dalam company profile dengan seluruh publikasi lainnya untuk menciptakan branding yang konsisten.
Wordsmith Group telah berpengalaman selama lebih dari 20 tahun dalam menyusun company profile untuk berbagai industri dengan berbagai tone of voice. Apakah perusahaan Anda membutuhkan company profile yang mampu menjangkau target audiens dengan efektif? Hubungi kami hari ini melalui email dan WhatsApp,dan kami akan mewujudkan company profile idaman Anda.
