Penyusunan Laporan Keberlanjutan merupakan proses komprehensif yang melibatkan lintas divisi, verifikasi data ESG, hingga tahap finalisasi narasi dan desain. Mengalokasikan waktu ideal selama enam bulan membantu perusahaan memastikan bahwa tiap indikator dilaporkan secara akurat, konsisten, dan memenuhi standar pelaporan internasional tanpa terburu-buru. Waktu yang cukup meminimalkan risiko penumpukan revisi serta perubahan data di menit-menit akhir.
Proses pembuatan Laporan Keberlanjutan merupakan bagian penting dari penyusunan instrumen strategis untuk membangun kepercayaan investor dan pemangku kepentingan. Walau demikian, banyak perusahaan yang kerap meremehkan kompleksitas proses penyusunannya dan menganggap durasi enam bulan terlalu panjang. Dalam kenyataannya, rentang waktu tersebut adalah timeline ideal untuk memastikan bahwa data dan narasi yang disajikan benar-benar konsisten, valid, dan berbobot.
Kenapa Penyusunan Laporan Keberlanjutan Membutuhkan Waktu Panjang?
Penyusunan Laporan Keberlanjutan melibatkan kombinasi antara data kuantitatif yang ketat dan narasi kualitatif yang komunikatif. Proses ini membutuhkan keterlibatan lintas divisi karena data ESG (Environmental, Social, and Governance) tersebar di berbagai unit kerja, mulai dari HRD, K3 (HSE), operasional, legal, hingga procurement.
Setiap angka yang dihimpun, seperti emisi karbon, konsumsi energi, hingga tingkat keselamatan kerja, harus dikumpulkan, dihitung, dan divalidasi keakuratannya. Setelah data terverifikasi, tantangan berikutnya adalah menyelaraskan narasi agar laporan tersebut mampu mencerminkan kinerja nyata dan strategi bisnis jangka panjang perusahaan. Seluruh dokumen ini pun masih harus melalui peninjauan berjenjang oleh tim teknis, direksi, hingga pihak eksternal.
Timeline Ideal Pembuatan Laporan Keberlanjutan Selama 6 Bulan
Sumber: magnific.com
Agar proses berjalan sistematis, berikut alur kerja enam bulan yang terstruktur:
- Perencanaan & Scope: Penentuan standar yang akan digunakan dalam laporan (GRI Standards atau SEOJK), perumusan topik material yang akan digunakan dalam laporan tersebut, dan pembentukan tim yang akan bertugas dalam mengumpulkan data dan menyusun laporan merupakan hal-hal yang umum dilakukan dalam bulan pertama penyusunan Laporan Keberlanjutan.
- Pengumpulan Data ESG: Bulan kedua digunakan untuk melakukan pengumpulan data ESG, mulai dari data kuantitatif dari seluruh divisi hingga mengkonfirmasi dengan divisi terkait jika terjadi ketidaksesuaian angka.
- Analisis Data & Konten Awal: Analisis pada data ESG yang sudah dikumpulkan dan menyusun rancangan awal Laporan Keberlanjutan dilaksanakan pada bulan ketiga penyusunan.
- Penulisan Narasi: Narasi Laporan Keberlanjutan akan dikembangkan secara intensif sehingga dapat menyampaikan informasi dengan baik serta selaras dengan identitas korporasi pada bulan keempat.
- Review & Assurance: Proses review dan assurance akan dilakukan pada bulan kelima, dengan rancangan diserahkan kepada manajemen senior untuk diperiksa, melaksanakan revisi sesuai dengan feedback dari manajemen, serta menyerahkan rancangan ke auditor independen jika diperlukan.
- Desain & Publikasi: Bulan terakhir akan dimanfaatkan untuk melakukan sentuhan terakhir dalam Laporan Keberlanjutan. Ini mencakup proses layouting, melakukan proofreading menyeluruh, menerjemahkan bahasa (jika bilingual), dan menyiapkan publikasi.
Risiko Mengerjakan Laporan Dekat dengan Deadline
Profesor dan peneliti laporan keberlanjutan terkemuka, Dr. Carol Adams, pernah menegaskan pentingnya proses internal dalam penyusunan laporan:
“The process of drafting a sustainability report involves receiving input from several people across a company, a business, or an organization… aspects of the reporting process and attitudes to reporting affects the quality and completeness of the report being done.”
Pernyataan ini menggarisbawahi bahwa kualitas laporan sangat bergantung pada proses pengumpulannya dikelola. Durasi waktu yang dibutuhkan pengecekan data menjadi sangat terbatas dan revisi antardivisi berisiko menumpuk di saat-saat terakhir ketika penyusunan Laporan Keberlanjutan dilaksanakan secara terburu-buru. Perubahan angka di tahap akhir juga berpotensi merusak alur narasi yang sudah dibangun. Akibatnya, proses penting seperti desain, proofreading, serta penerjemahan menjadi tidak optimal dan berisiko menimbulkan kesalahan fatal pada dokumen publikasi.
Faktor yang Dapat Memperpanjang Timeline
Rumitnya struktur internal sebuah perusahaan atau organisasi juga berperan dalam mempengaruhi durasi proses penyusunan Laporan Keberlanjutan. Struktur organisasi yang menaungi banyak anak usaha atau unit bisnis secara otomatis membutuhkan waktu konsolidasi data yang lebih lama. Selain itu, makin rumit indikator ESG yang dilaporkan serta rendahnya ketersediaan data di tiap unit kerja dapat menjadi hambatan tersendiri. Waktu tambahan juga sering kali dibutuhkan saat perusahaan harus menyesuaikan diri dengan pembaruan regulasi atau ketika menjalani proses audit eksternal.
Strategi Membuat Penyusunan Laporan Keberlanjutan Lebih Efisien
Untuk menjaga alur kerja tetap lancar tanpa hambatan, perusahaan perlu menunjuk Person in Charge (PIC) khusus serta menetapkan timeline kerja sejak awal. Pengumpulan data akan jauh lebih efisien jika didukung oleh data request list yang terstruktur dan mudah dipahami oleh tiap divisi. Selama proses penyusunan, peninjauan draf sebaiknya dilakukan secara bertahap daripada menumpuknya di akhir. Bermitra dengan spesialis luar, seperti penulis, editor, desainer, dan penerjemah profesional, juga sangat membantu dalam menjaga akurasi serta kualitas visual laporan.
Solusi Penyusunan Laporan Keberlanjutan Bersama Wordsmith Group
Durasi enam bulan mencakup seluruh rantai proses dari perencanaan awal hingga publikasi final, bukan sekadar penulisan. Timeline yang memadai akan memastikan data, narasi, dan hasil akhir laporan keberlanjutan Anda tetap konsisten dan tepercaya.
Di Wordsmith Group, kami memahami bahwa Laporan Keberlanjutan adalah wajah komitmen keberlanjutan perusahaan Anda. Tim penulis, editor, dan penerjemah berpengalaman kami siap mendampingi perusahaan Anda mengolah data teknis menjadi narasi keberlanjutan yang jernih, akurat, dan berstandar internasional. Hubungi Wordsmith Group lewat email atau WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan penyusunan Laporan Keberlanjutan korporasi Anda.
Frequently Asked Questions (FAQ)
- Apakah Laporan Keberlanjutan harus selalu dibuat dalam waktu 6 bulan?
Tidak harus pakem 6 bulan. Akan tetapi, idealnya 6 bulan merupakan rentang waktu yang paling cocok agar perusahaan dapat memastikan seluruh tahap, mulai dari pengumpulan data hingga design & proofreading, berjalan dengan mulus dan lancar tanpa mengganggu operasional harian.
- Kapan waktu terbaik perusahaan untuk mulai mengumpulkan data Laporan Keberlanjutan?
Pengumpulan data awal sebaiknya dimulai pada kuartal keempat tahun berjalan atau paling lambat bulan pertama setelah tahun buku berakhir.
- Siapa saja yang biasanya terlibat dalam penyusunan Laporan Keberlanjutan?
Proses ini melibatkan tim corporate secretary, sustainability/ESG team, perwakilan divisi teknis (HRD, HSE, Operasional, Legal), serta konsultan/penulis eksternal.
- Apakah Laporan Keberlanjutan bisa diselesaikan dalam waktu kurang dari 6 bulan?
Bisa, terutama jika sistem pencatatan data ESG internal sudah terintegrasi dengan baik. Namun, proses yang terlalu singkat dapat meningkatkan risiko timbulnya kekeliruan data atau narasi yang kurang mendalam.
- Kapan waktu yang tepat untuk melakukan review dan assurance Laporan Keberlanjutan?
Proses review dilakukan secara bertahap pada bulan ke-3 hingga ke-5, sementara external assurance biasanya berjalan beriringan saat draf narasi dan data utama telah selesai disusun.
