Era kerja fleksibel dan digitalisasi membuat penerjemahan dokumen legal semakin cepat dan praktis. Namun, apakah hasil terjemahan dari penerjemah tersumpah yang dilengkapi tanda tangan elektronik dan stempel digital tetap sah untuk kebutuhan resmi? Untuk menjawabnya, penting memahami dasar hukum dan sistem validasi yang mendukung keabsahannya. Simak alur kerja dan manfaat digitalisasi sworn translation berikut ini.
Kedudukan Hukum Tanda Tangan Elektronik dan Stempel Digital
Digitalisasi membuat sworn translation lebih praktis. Namun, keabsahannya tetap mengacu pada ketentuan hukum dan sistem keamanan elektronik yang berlaku di Indonesia. Berikut penjelasannya:
Regulasi Nasional
Tanda Tangan Elektronik (TTE) memiliki dasar hukum dalam UU ITE. Pasal 11 menyebutkan bahwa “Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah” sepanjang memenuhi persyaratan yang ditetapkan, termasuk kemampuan untuk mengidentifikasi penanda tangan serta menjamin keutuhan dokumen.
Ketentuan tersebut juga diperkuat oleh PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE) yang mengatur penggunaan TTE dan Sertifikat Elektronik.
TTE Tersertifikasi dan Sworn Translation
Dalam penerapan sworn translation secara digital, TTE tersertifikasi melalui Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik (PSrE) membantu memastikan dokumen dapat diverifikasi, baik dari identitas penanda tangan maupun keutuhan dokumen.
UU No. 1 Tahun 2024 juga menyebutkan bahwa PSrE harus “memastikan keterkaitan suatu Tanda Tangan Elektronik dengan pemiliknya.” Dengan demikian, TTE tersertifikasi memberikan mekanisme autentikasi dan verifikasi yang lebih kuat dibandingkan tanda tangan yang hanya berupa gambar atau hasil pemindaian (scan).
Segel Elektronik dalam Dokumen Digital
Stempel basah yang hanya dipindai menjadi gambar pada dokumen digital relatif lebih mudah disalin dan tidak dengan sendirinya menjamin keaslian dokumen. Sementara itu, Segel Elektronik memiliki mekanisme pengamanan untuk membantu menjaga asal, keutuhan , dan keautentikan dokumen elektronik.
Dokumen digital juga dapat dilengkapi QR code untuk memudahkan proses validasi. Namun, keberadaan QR code itu sendiri tidak menentukan keabsahan dokumen. Validasi tetap bergantung pada TTE atau Segel Elektronik, Sertifikat Elektronik, serta mekanisme dan sistem validasi yang digunakan.
Tantangan dan Penerimaan di Lapangan
Penerimaan sworn translation dalam format digital tetap bergantung pada ketentuan instansi atau pihak yang menjadi tujuan dokumen. Sebagian instansi telah menerima dokumen elektronik, sementara yang lain masih mensyaratkan dokumen fisik atau legalisasi tambahan.
Untuk kebutuhan visa, apostille, pengajuan ke kedutaan, atau transaksi lintas negara, pastikan format dan persyaratan dokumen telah sesuai dengan ketentuan pihak yang dituju sebelum mengajukannya.
Alur Kerja Digitalisasi Sworn Translation
Sumber: magnific.com
Proses digitalisasi sworn translation dilakukan melalui beberapa tahap agar hasil terjemahan tetap akurat dan mudah diverifikasi, yaitu:
- Penyerahan dokumen: Klien mengirimkan dokumen sumber melalui saluran yang aman.
- Penerjemahan dan verifikasi: Penerjemah tersumpah menerjemahkan dan meninjau ketepatan istilah serta isi terjemahan.
- Penandatanganan dan pengesahan digital: TTE dan Segel Elektronik diterapkan pada dokumen final sesuai kebutuhan.
- Pengiriman dan validasi: Dokumen dikirim secara digital dan keahlian serta keutuhannya dapat diperiksa melalui mekanisme validasi yang tersedia.
Manfaat Utama bagi Korporasi dan Individu
Digitalisasi sworn translation juga memberikan beberapa keuntungan yang membuat proses pengurusan dokumen menjadi lebih praktis, di antaranya:
- Lebih cepat, tanpa perlu menunggu proses pencetakan dan pengiriman melalui kurir.
- Lebih efisien, karena kebutuhan dan biaya pengiriman dokumen fisik dapat dikurangi.
- Mudah diarsipkan, sehingga dokumen lebih praktis disimpan dan ditemukan kembali saat dibutuhkan.
- Fleksibel, karena dokumen dapat dikirimkan secara digital ke pihak di lokasi berbeda.
Digitalisasi sworn translation membuat proses penerjemahan lebih cepat, praktis, dan mudah diverifikasi, sekaligus mendukung keutuhan dan keautentikan dokumen melalui mekanisme TTE, Segel Elektronik, dan validasi yang digunakan. Namun, pastikan dokumen tetap memenuhi persyaratan instansi atau negara tujuan.
Wordsmith Group menyediakan layanan Sworn Translation digital yang mengutamakan akurasi, keamanan, dan kepraktisan untuk berbagai kebutuhan bisnis maupun personal. Jika Anda membutuhkan penerjemah tersumpah bahasa Inggris atau bahasa lainnya, percayakan kebutuhan dokumen Anda kepada layanan yang profesional dan terpercaya.
FAQ
Apakah hasil sworn translation dengan TTE dapat digunakan untuk keperluan resmi?
Bisa, sepanjang TTE memenuhi ketentuan hukum yang berlaku dan dokumen tersebut memenuhi persyaratan instansi atau pihak penerima.
Apakah stempel digital sama dengan stempel fisik?
Tidak selalu. Hasil pemindaian stempel fisik hanya berupa gambar, sedangkan Segel Elektronik memiliki mekanisme pengamanan dan validasi untuk membantu menjamin asal, keutuhan dan keautentikan dokumen elektronik.
Bagaimana cara mengecek keaslian TTE?
Gunakan fitur validasi yang tersedia pada dokumen atau layanan PSrE yang digunakan untuk memeriksa TTE dan Sertifikat Elektronik terkait.
Apakah sworn translation digital dapat digunakan untuk apostille?
Tergantung persyaratan otoritas yang memproses apostille dan jenis serta format dokumen yang diajukan.
Bagaimana jika instansi hanya menerima dokumen fisik?
Anda perlu menyediakan versi fisik sesuai dengan ketentuan instansi tersebut.
